Allgemeine Geschäftsbedingungen

1. Anbieter und Geltungsbereich

Vertragspartner des Kunden ist Martin Thun, handelnd unter „Hotelfreunde“, Bahnhofstr. 2a, 86500 Kutzenhausen, E-Mail: info@hotelfreunde.com (nachfolgend „Hotelfreunde“).

Diese AGB gelten für das Angebot „Direktgast-System“ von Hotelfreunde. Das Direktgast-System umfasst als ein Paket die Erstellung, Bereitstellung, Pflege und laufende Betreuung einer Hotelwebsite mit KI-gestütztem Gäste-Chatbot, ein Bewertungssystem für Google-Bewertungen und eine einmalige Suchmaschinenoptimierung beim Aufbau der Website. Die Bestandteile sind nur zusammen buchbar. Gesondert vereinbarte Zusatzleistungen, etwa eine fortlaufende Suchmaschinenoptimierung, fallen ebenfalls unter diese AGB. Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn Hotelfreunde ihnen ausdrücklich in Textform zugestimmt hat. Für Verträge, die vor dem Stand dieser Fassung geschlossen wurden, insbesondere über die früheren Angebote „Website + Gäste-Chatbot“ und „Website“, gilt die bei Vertragsschluss gültige Fassung der AGB.

2. Vertragsschluss

Die Darstellung des Angebots auf der Website ist eine Einladung zur Abgabe einer Bestellung. Der Kunde gibt durch Abschluss des Online-Bestell- und Zahlungsvorgangs ein verbindliches Angebot ab. Der Vertrag kommt durch eine Auftragsbestätigung von Hotelfreunde in Textform oder durch den Beginn der Leistungserbringung zustande, je nachdem, was zuerst eintritt. Nimmt Hotelfreunde die Bestellung nicht an, wird eine bereits veranlasste Zahlung unverzüglich erstattet.

Der Kunde bestätigt mit der Bestellung, dass er als Unternehmer handelt. Maßgeblich für den Leistungsumfang sind die bei der Bestellung angezeigte Leistungsbeschreibung, der vereinbarte Preis und diese AGB. Individuelle Vereinbarungen haben Vorrang.

3. Erstellung und Fertigstellung der Website

Hotelfreunde erstellt die Website auf Grundlage der vom Kunden bereitgestellten Inhalte, Bilder, Informationen, Zugänge und Freigaben. Soweit nichts anderes vereinbart ist, bedeutet „fertig in spätestens 7 Tagen“, dass eine vollständige erste Version zur Prüfung bereitsteht. Die Frist beginnt am ersten Werktag, nachdem alle für die Umsetzung erforderlichen Inhalte, Zugänge und Entscheidungen vollständig vorliegen und ein gegebenenfalls vereinbartes Startgespräch stattgefunden hat.

Verzögerungen durch fehlende oder verspätete Mitwirkung des Kunden, Änderungswünsche während der Erstellung oder Störungen bei Drittanbietern verlängern die Frist angemessen. Samstage, Sonntage und gesetzliche Feiertage am Sitz von Hotelfreunde sind keine Werktage.

Nach dem ersten Entwurf kann der Kunde innerhalb des vereinbarten Konzepts unbegrenzt Korrekturen anfordern. Hotelfreunde setzt klar beschriebene Korrekturen in der Regel innerhalb von zwei Werktagen um. Neue Seiten, ein neues Gestaltungskonzept, zusätzliche Funktionen, neue Integrationen oder eine grundlegende Änderung des zuvor freigegebenen Umfangs sind keine Korrekturen und können gesondert angeboten werden.

4. Gäste-Chatbot, Bewertungssystem und einmalige Suchmaschinenoptimierung

Gäste-Chatbot: Hotelfreunde richtet für den Kunden einen KI-gestützten Chatbot ein, der Standardfragen von Gästen auf Grundlage der vom Kunden bereitgestellten Informationen beantwortet und auf den Buchungsweg des Kunden verweist. Hotelfreunde betreibt den Chatbot als Dienst und bindet ihn in die Website des Kunden ein.

Soweit nichts anderes vereinbart ist, stellt Hotelfreunde den ersten fertigen und einsatzbereiten Gäste-Chatbot spätestens 14 Tage nach Erhalt aller Informationen des Kunden bereit. Die Frist beginnt am ersten Werktag, nachdem alle für die Einrichtung erforderlichen Informationen, Zugänge und Entscheidungen vollständig vorliegen. Verzögerungen durch fehlende oder verspätete Mitwirkung des Kunden oder Störungen bei Drittanbietern verlängern die Frist angemessen.

Die Antworten des Chatbots werden automatisiert erzeugt. Hotelfreunde richtet ihn sorgfältig ein und optimiert ihn während der Vertragslaufzeit laufend, kann aber nicht ausschließen, dass einzelne Antworten unvollständig oder fehlerhaft sind. Der Chatbot sagt Gästen keine Preise, Verfügbarkeiten oder Leistungen verbindlich zu. Verbindlich sind allein die Angaben in der Buchungsmaschine und die Bestätigungen des Kunden.

Der Kunde stellt die Informationen zu seinem Haus vollständig und richtig bereit und teilt Änderungen, zum Beispiel an Preisen, Angeboten oder Abläufen, zeitnah mit. Hotelfreunde kennzeichnet den Chatbot gegenüber den Gästen als KI-gestützt. Der Kunde nimmt den Chatbot in seine Datenschutzerklärung auf. Hotelfreunde stellt ihm die dafür erforderlichen Angaben bereit.

Bewertungssystem: Hotelfreunde richtet für den Kunden ein System ein, mit dem er seine Gäste um eine Bewertung bei Google bitten kann, zum Beispiel über eine Bewertungsseite auf der Website, Vorlagen für Aufsteller oder Karten im Haus und Textbausteine für Nachrichten an Gäste. Die Gäste spricht der Kunde selbst an, sofern nichts anderes vereinbart ist. Das System behandelt alle Gäste gleich: Es fragt vor dem Weg zu Google keine Zufriedenheit ab und lenkt unzufriedene Gäste nicht gezielt von einer öffentlichen Bewertung weg. Für Bewertungen werden keine Gegenleistungen versprochen oder gewährt. Der Kunde nutzt das System nur in dieser Weise und bietet Gästen auch selbst keine Gegenleistung für Bewertungen an.

Während der Vertragslaufzeit formuliert Hotelfreunde Antworten auf neue Google-Bewertungen im Ton des Hauses. Dafür räumt der Kunde Hotelfreunde Zugriff auf sein Google-Unternehmensprofil ein, in der Regel als Manager, und bevollmächtigt Hotelfreunde, Antworten in seinem Namen zu veröffentlichen. Antworten auf Bewertungen mit drei oder weniger Sternen oder mit Kritik im Text veröffentlicht Hotelfreunde nur nach Freigabe durch den Kunden. Der Kunde kann jederzeit verlangen, dass alle Antworten erst nach seiner Freigabe veröffentlicht werden. Hotelfreunde schuldet keine bestimmte Zahl, Sternebewertung oder einen bestimmten Inhalt von Bewertungen. Ob Gäste bewerten und welche Bewertungen Google anzeigt, liegt außerhalb des Einflussbereichs von Hotelfreunde.

Einmalige Suchmaschinenoptimierung: Beim Aufbau der Website recherchiert Hotelfreunde einmalig die Suchbegriffe, mit denen Gäste in der Region des Kunden nach einer Unterkunft suchen (Keyword-Recherche). Auf diese Begriffe richtet Hotelfreunde Inhalte, Seitenstruktur und technische Grundlagen der Website aus (Onsite-Suchmaschinenoptimierung). Wo die Recherche es hergibt, erstellt Hotelfreunde passende Unterseiten im Stil der Website. Anzahl und Themen dieser Unterseiten legt Hotelfreunde nach den Ergebnissen der Recherche in Abstimmung mit dem Kunden fest. Unterseiten können auch nach der Veröffentlichung nach und nach ergänzt werden. Eine fortlaufende Suchmaschinenoptimierung, etwa regelmäßige neue Inhalte, laufende Auswertungen und Anpassungen oder Linkaufbau, ist nicht enthalten und kann gesondert vereinbart werden. Eine bestimmte Platzierung bei Suchmaschinen oder in KI-Suchen schuldet Hotelfreunde nicht.

5. Abnahme und Veröffentlichung

Der Kunde prüft die bereitgestellte Website beziehungsweise den eingerichteten Gäste-Chatbot zeitnah und teilt konkrete Mängel oder Korrekturwünsche mit. Sobald der Kunde die Veröffentlichung freigibt oder die Leistung produktiv nutzt, gilt die Leistung als abgenommen. Wegen unwesentlicher Mängel darf die Abnahme nicht verweigert werden.

Fordert Hotelfreunde den Kunden nach Fertigstellung in Textform zur Abnahme auf und reagiert der Kunde trotz eines Hinweises auf die Folgen nicht innerhalb von zehn Werktagen mit mindestens einem konkreten wesentlichen Mangel, gilt die Leistung als abgenommen.

6. Laufende Betreuung und Änderungen

Die laufende Betreuung umfasst die im Angebot beschriebenen Leistungen. Soweit Hosting, Sicherheitsmaßnahmen, Updates und Backups Bestandteil des Angebots sind, werden sie während der Vertragslaufzeit in einem dem Stand der Technik und dem vereinbarten Leistungsumfang entsprechenden Rahmen erbracht. Beim Gäste-Chatbot umfasst die laufende Betreuung die Pflege und Optimierung des Chatbots, beim Bewertungssystem die Antworten auf neue Google-Bewertungen nach Ziffer 4.

Änderungen an der Website: Der Kunde kann pro Kalendermonat bis zu zehn Änderungsanfragen zu seiner bestehenden Website stellen. Nicht genutzte Anfragen verfallen mit Ablauf des Kalendermonats und werden nicht übertragen.

Was eine Änderungsanfrage ist: Eine Änderungsanfrage ist eine Nachricht des Kunden in Textform, in der er einen oder mehrere zusammengehörige Änderungs- oder Korrekturwünsche an bereits vorhandenen Inhalten, Darstellungen oder von Hotelfreunde umgesetzten Funktionen bündelt, zum Beispiel alle gewünschten Änderungen an einer Unterseite oder zu einem Thema wie Preisen oder Öffnungszeiten. Wie viele Einzeländerungen in einer Anfrage stehen, ist unerheblich, solange der Gesamtaufwand für Hotelfreunde in der Regel 30 Minuten nicht übersteigt. Übersteigt er diesen Richtwert, zählt Hotelfreunde jede weitere angefangene halbe Stunde als eine weitere Anfrage. Erheblich umfangreichere Wünsche sind größere Vorhaben.

Kleinstkorrekturen: Die Korrektur einzelner Wörter, Tippfehler, Zahlen, Uhrzeiten oder Preise, die Hotelfreunde in wenigen Minuten erledigt, zählt nicht als Änderungsanfrage, wenn der Kunde sie gesammelt in höchstens einer Nachricht pro Kalenderwoche einreicht.

Hotelfreunde setzt Änderungsanfragen und Kleinstkorrekturen innerhalb von 48 Stunden nach Eingang um. Die Frist läuft nur an Werktagen, also von Montag bis Freitag, ausgenommen gesetzliche Feiertage am Sitz von Hotelfreunde. Bei mehreren gleichzeitigen oder besonders umfangreichen Anfragen verlängert sich die Frist angemessen, die Anfragen werden dann nacheinander bearbeitet.

Größere Vorhaben: Auch neue Seiten, neue Sprachen, neue Funktionen oder Schnittstellen und ein Redesign der Website sind Teil der Leistung. Umfang und Zeitplan solcher Vorhaben stimmen die Parteien vorab ab. Sie zählen nicht zu den Änderungsanfragen pro Kalendermonat, und die 48-Stunden-Frist gilt dafür nicht. Nicht enthalten sind umfangreiche Text- oder Bildarbeiten, rechtliche Prüfungen sowie Änderungen an Systemen Dritter. Solche Leistungen können nach vorheriger Abstimmung gesondert beauftragt werden. Entgelte Dritter nach Ziffer 9 trägt der Kunde.

7. Mitwirkung des Kunden

Der Kunde stellt alle erforderlichen Inhalte, Informationen, Freigaben und technischen Zugänge rechtzeitig bereit und benennt eine entscheidungsbefugte Ansprechperson. Er sichert zu, dass bereitgestellte Texte, Bilder, Marken, Daten und sonstige Materialien genutzt werden dürfen und keine Rechte Dritter verletzen.

Zugänge zu Hosting, Domain, Buchungsmaschine und weiteren Diensten sollen nach Möglichkeit über eigene Benutzer, Einladungen oder zeitlich begrenzte Zugangsdaten erteilt werden. Der Kunde bleibt Inhaber seiner Konten und ist für die sichere Verwahrung seiner Hauptzugänge sowie die Aktivierung verfügbarer Mehrfaktor-Authentifizierung verantwortlich.

Der Kunde prüft insbesondere Preise, Leistungsbeschreibungen, Pflichtangaben und von ihm gelieferte Inhalte vor der Veröffentlichung auf sachliche Richtigkeit. Rechtliche oder steuerliche Beratung ist nicht Bestandteil der Leistung, sofern sie nicht ausdrücklich vereinbart wurde.

8. Domain, Hosting, Konten und Nutzungsrechte

Eine bereits vorhandene Domain sowie bestehende Hosting- und Drittanbieterkonten verbleiben beim Kunden. Hotelfreunde übernimmt sie nicht in eigenes Eigentum. Wird eine neue Domain oder ein neues Hostingkonto benötigt, soll die Registrierung grundsätzlich im Namen und auf Rechnung des Kunden erfolgen. Hotelfreunde kann bei Einrichtung und technischer Verwaltung unterstützen.

Konten bei Google und anderen Diensten: Soweit für die vereinbarten Leistungen Konten bei Drittanbietern erforderlich sind, insbesondere bei Google Analytics, der Google Search Console oder dem Google-Unternehmensprofil, und der Kunde noch keine solchen Konten hat, beauftragt und bevollmächtigt er Hotelfreunde, diese für ihn einzurichten und dabei die erforderlichen Nutzungs- und Datenverarbeitungsbedingungen des Anbieters in seinem Namen zu akzeptieren. Die eingerichteten Konten und die darin erhobenen Daten stehen dem Kunden zu. Hotelfreunde räumt ihm unmittelbar nach der Einrichtung die höchste verfügbare Berechtigung ein und behält für die Dauer des Vertrags eigene Zugriffsrechte, soweit sie für die Leistung erforderlich sind. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die Datenverarbeitung über diese Dienste bleibt der Kunde. Nach Vertragsende entfernt Hotelfreunde auf Anforderung die eigenen Zugriffsrechte. Bei Diensten, deren Inhaberschaft an eine technische Bestätigung gebunden ist (zum Beispiel die Google Search Console), bestätigt sich der Kunde selbst als Inhaber.

Der Kunde behält alle Rechte an den von ihm bereitgestellten Inhalten. Hotelfreunde behält die Rechte an eigenen wiederverwendbaren Vorlagen, Komponenten, Methoden, Werkzeugen und allgemeinem Know-how. Nach vollständiger Zahlung erhält der Kunde an der für ihn erstellten, veröffentlichten Website ein zeitlich und räumlich unbeschränktes, nicht ausschließliches Recht, sie für den eigenen Hotelbetrieb weiter zu nutzen.

Nach Vertragsende kann der Kunde die veröffentlichte Website auf seinem eigenen Hosting weiterbetreiben. Soweit die Website bei Hotelfreunde gehostet wird, stellt Hotelfreunde auf Anforderung innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende die kundenspezifischen Website-Dateien in einem üblichen Format bereit. Nicht übertragbare Drittanbieterleistungen, laufende Pflege, Sicherheitsupdates, Backups und kostenpflichtige Lizenzen sind davon nicht umfasst und müssen vom Kunden ab Vertragsende selbst organisiert werden.

Der Gäste-Chatbot wird während der Vertragslaufzeit von Hotelfreunde über die eigene Server- und KI-Infrastruktur betrieben. Mit Vertragsende trennt Hotelfreunde diese Anbindung. Auf Anforderung und nach vollständiger Zahlung stellt Hotelfreunde innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende das Chatfenster (Einbindungscode) sowie die für den Kunden erstellte Wissensgrundlage, also die Informationen zum Haus und die Anweisungen für den Chatbot, in einem üblichen Format bereit. Der Kunde darf beides für den eigenen Hotelbetrieb unbefristet weiter nutzen und den Chatbot an eine eigene KI-Infrastruktur anbinden. Einrichtung, Betrieb und Kosten einer solchen Infrastruktur liegen beim Kunden. Ein Anspruch auf Herausgabe der Server, Automatisierungen und sonstigen Software, mit denen Hotelfreunde den Dienst betreibt, besteht nicht. Nutzt der Kunde den Chatbot nach Vertragsende nicht weiter, entfernt der Kunde oder sein Website-Dienstleister den Einbindungscode.

9. Dienste und Systeme Dritter

Für Hostinganbieter, Domainregistrare, Buchungsmaschinen, Google, Zahlungsdienste, Chat-Dienste und sonstige Systeme Dritter gelten zusätzlich deren Bedingungen. Hotelfreunde schuldet deren dauerhafte Verfügbarkeit oder unveränderte Funktionsweise nicht. Für Störungen oder Änderungen dieser Dienste haftet Hotelfreunde nur, soweit Hotelfreunde sie zu vertreten hat.

Erforderliche Entgelte Dritter trägt der Kunde, sofern sie nicht ausdrücklich im Angebot enthalten sind.

Zusätzliche externe Tools: Möchte der Kunde zusätzliche externe Tools oder Dienste in seine Website oder seinen Gäste-Chatbot einbinden lassen, zum Beispiel Bewertungs-Widgets, Reservierungs- oder Buchungsmodule, Newsletter-, Kalender-, Karten- oder Videodienste, Analyse- und Tracking-Tools oder lizenzpflichtige Schriften und Bilder, können dafür zusätzliche Kosten anfallen. Die Gebühren des jeweiligen Anbieters, etwa Lizenz-, Abo- oder Nutzungsgebühren, sind nicht im Preis des Angebots enthalten und vom Kunden zu tragen, auch wenn der Anbieter sie nach Vertragsschluss ändert. Den Vertrag über das externe Tool schließt der Kunde selbst mit dem Anbieter, sofern nichts anderes vereinbart wurde. Hotelfreunde weist auf erkennbare Kosten vorab hin und bindet kostenpflichtige Tools erst nach Freigabe durch den Kunden ein. Der Aufwand für die Einbindung selbst richtet sich nach Ziffer 6.

10. Preise, Abrechnung und Zahlung

Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Es gilt der bei der Bestellung ausgewiesene Preis. Je nach gewählter Zahlungsweise wird die Vergütung monatlich oder jährlich im Voraus fällig.

Die Zahlungsabwicklung kann über Stripe oder einen anderen in der Bestellung genannten Zahlungsdienstleister erfolgen. Bei wiederkehrender Zahlung ermächtigt der Kunde den Zahlungsdienstleister, die fälligen Beträge entsprechend dem gewählten Abrechnungsintervall einzuziehen. Rechnungen werden elektronisch bereitgestellt oder versandt; soweit gesetzlich erforderlich, in einem zulässigen strukturierten E-Rechnungsformat. Soweit während einer gesetzlichen Übergangsfrist noch eine sonstige elektronische Rechnung zulässig ist, stimmt der Kunde der Übermittlung als PDF per E-Mail zu.

Bei Zahlungsverzug kann Hotelfreunde Leistungen nach vorheriger Mahnung und angemessener Fristsetzung vorübergehend aussetzen. Die Zahlungspflicht und gesetzliche Verzugsfolgen bleiben unberührt.

11. Vertragslaufzeit und Kündigung

Monatliche Zahlung: Der Vertrag hat keine Mindestlaufzeit und läuft auf unbestimmte Zeit. Der Kunde kann ihn jederzeit in Textform oder über das Kundenportal des Zahlungsdienstleisters zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats kündigen. Hotelfreunde kann den Vertrag mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende in Textform kündigen.

Jährliche Zahlung: Die Vertragslaufzeit beträgt zwölf Monate. Sie verlängert sich jeweils automatisch um weitere zwölf Monate, wenn der Vertrag nicht mit einer Frist von einem Monat zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit in Textform oder über das Kundenportal des Zahlungsdienstleisters gekündigt wird.

Die Kündigung kann insbesondere per E-Mail an info@hotelfreunde.com erfolgen.

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Bereits entstandene Zahlungsansprüche bleiben bestehen.

12. Mängel und Verfügbarkeit

Hotelfreunde behebt reproduzierbare Mängel an den eigenen Leistungen innerhalb angemessener Zeit. Der Kunde beschreibt den Mangel so genau wie möglich und unterstützt bei der Eingrenzung.

Eine unterbrechungsfreie Verfügbarkeit kann wegen Wartung, Sicherheitsmaßnahmen, Internetstörungen und Ausfällen von Drittanbietern nicht garantiert werden. Hotelfreunde gibt keine Garantie für bestimmte Platzierungen bei Suchmaschinen, eine bestimmte Zahl an Besuchern, Bewertungen, Buchungen oder Umsätzen.

13. Haftung

Hotelfreunde haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei schuldhafter Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang einer ausdrücklich übernommenen Garantie.

Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

14. Vertraulichkeit und Datenschutz

Beide Parteien behandeln nicht offenkundige geschäftliche und technische Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich. Soweit Hotelfreunde personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, gilt die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Sie ist Anlage zu diesen AGB und wird mit dem Vertragsschluss Bestandteil des Vertrags, ohne dass es einer gesonderten Unterschrift bedarf.

Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch Hotelfreunde stehen in der Datenschutzerklärung.

15. Schlussbestimmungen

Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Augsburg ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus dem Vertragsverhältnis. Gesetzliche ausschließliche Gerichtsstände bleiben unberührt.

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.